নগদান বই (Cash Book): যে হিসাবের বইয়ে সর্বপ্রকার নগদ টাকার আদানপ্রদান বা প্রাপ্তি পরিশোধ সংক্রান্ত তারিখের ক্রমানুসারে প্রাথমিকভাবে লিপিবদ্ধ করা হয় এবং নির্ধারিত সময়াস্তে ব্যালেন্স নির্ণয় করা হয় তাকে নগদান বই বলা হয়। নগদান বইয়ের প্রতি পৃষ্ঠায় দু'টি দিক থাকে । একটি ডেবিট দিক এবং একটি ক্রেডিট দিক । প্রতিষ্ঠানের সমস্ত প্রাপ্ত নগদ টাকা ডেবিট দিকে এবং যাবতীয় নগদ টাকা প্রদান বা পরিশোধ ক্রেডিট দিকে লেখা হয়। একটি নির্দিষ্ট সময় পর নগদান বইয়ের জের বা ব্যালেন্স নির্ণয় করা হয় । এখানে উল্লেখ্য যে, নগদ প্রাপ্তি অপেক্ষা নগদ প্রদানের পরিমাণ কখনোই বেশি হতে পারে না । তাই নগদান বইয়ের সর্বাবস্থায় ডেবিট ব্যালেন্স হয় । উক্ত ডেবিট ব্যালেন্সের পরিমাণ নগদ তহবিলের সমান হয় ।

নগদান বইয়ের শ্রেণিবিভাগ (Classfication of Cash Book)

কারবার প্রতিষ্ঠানে সংঘটিত লেনদেনের প্রকৃতি, পরিমাণ ও প্রয়োজন অনুসারে নগদান বইকে চার শ্রেণিতে ভাগ করা যায় । যেমন-

১. একঘরা নগদান বই (Single Column Cash Book) 

২. দু'ঘরা নগদান বই (Double Column Cash Book 

৩. তিনঘরা নগদান বই (Three Column Cash Book) 

৪. খুচরা নগদান বই (Petty Column Cash Book)

নিম্নে নগদান বইয়ের উপরোক্ত শ্রেণিবিভাগ আলোচনা করা হলো: 

১. একঘরা নগদান বই (Single Column Cash Book)

যেসব প্রতিষ্ঠানে নগদেই অধিকাংশ লেনদেন সম্পাদিত হয়ে থাকে সেসব প্রতিষ্ঠানে একঘরা নগদান বই সংরক্ষণ করে । যে নগদান বইয়ের উভয় দিকে টাকার পরিমাণ লেখার জন্য একটি করে ঘর থাকে তাকে একঘরা নগদান বই বলে । সাধারণ ছোট ছোট বই ব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানে এ বই ব্যবহৃত হয়ে থাকে ।

নগদ ও ব্যাংকসংক্রান্ত লেনদেনগুলো লিপিবদ্ধ করার জন্য যে নগদান বইয়ের উভয় পার্শ্বে নগদ ও ব্যাংকের জন্য পৃথক টাকার ঘর রাখা হয় তাকে দু'ঘরা নগদান বই বলা হয় । সকল প্রকার নগদ ও ব্যাংক প্রাপ্তিসমূহ এ বইয়ের ডেবিট দিকে এবং সকল প্রকার নগদ ও চেকের মাধ্যমে প্রদান ক্রেডিট-এর দিকে লেখা হয় ।

৩. তিনঘরা নগদান বই (Three Column Cash Book)

যে নগদান বইয়ে ডেবিট এবং ক্রেডিট উভয় পার্শ্বে নগদ, ব্যাংক ও বাট্টাসংক্রান্ত লেনদেনগুলো লিপিবদ্ধ করার জন্য তিনটি করে টাকার ঘর থাকে তাকে তিনঘরা নগদান বই বলা হয়। দেনাদারের নিকট হতে টাকা আদায় করার জন্য যে বাট্টা প্রদান করা হয় তা ডেবিট দিকের বাট্টার ঘরে লিখতে হয় এবং পাওনাদারকে টাকা পরিশোধ করার সময় যে বাট্টা পাওয়া যায় তা ক্রেডিটের দিকে বাট্টার ঘরে লিখতে হয়। এখানে উল্লেখ্য যে, বাট্টার জন্য ব্যালেন্স নির্ণয়ের প্রয়োজন নেই। কারণ ডেবিট ও ক্রেডিট ঘরের যোগফল স্বতন্ত্র খতিয়ান ব্যালেন্স হিসেবে বিবেচিত হয়।

৪. খুচরা নগদান বই (Petty Column Cash Book): যে নগদান বইতে কারবার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন ছোট অংকের খরচগুলো তারিখের ক্রমানুসারে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে খুচরা নগদান বই বলা হয় ।

দু'ঘরা এবং তিনঘরা নগদান বই প্রস্তুত করার নিয়মাবলি 

(Rules for Preparing Double, Tripple Column Cash Book)

১. প্রারম্ভিক নগদ তহবিল এবং ব্যাংক উদ্বৃত্ত: দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইতে ডেবিট দিকে ব্যালেন্স সি/ডি বাবদ নগদ তহবিল নগদ ঘরে এবং ব্যাংক উদ্বৃত্ত ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে । উল্লেখ্য যে, ব্যাংক জমাতিরিক্ত থাকলে ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে ।

২. নগদ অর্থ প্রাপ্তি ও নগদ অর্থ পরিশোধ: নগদ অর্থ পাওয়া গেলে দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বহির ডেবিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে। নগদ অর্থ পরিশোধ করা হলে তা দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বহির ক্রেডিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে। 

৩. চেক প্রাপ্তি: চেক প্রাপ্ত হয়ে ব্যাংকে জমা না দেওয়া পর্যন্ত নগদ টাকার শামিল। চেক প্রাপ্তি দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে নগদ ঘরে লিখতে হবে । 

৪. চেক প্রদান: চেকের মাধ্যমে পরিশোধ করলে দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে । 

৫. ব্যাংকের টাকা জমা রাখা: যখন নগদ টাকা নগদ তহবিল হতে ব্যাংকে জমা দেওয়া হয় তখন দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের উভয় পার্শ্বে একটি করে জায় করতে হয়। ব্যাংক নগদ টাকা জমা দেওয়ার ফলে উক্ত পরিমাণ টাকা নগদ তহবিল হতে চলে যায়; পক্ষান্তরে ব্যাংক উক্ত টাকা গ্রহণ করে। সেহেতু নগদ তহবিল দাতা এবং সে জন্য এটি নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে টাকার পরিমাণ কক্ষে লিখতে হবে । আবার ব্যাংক উক্ত টাকা গ্রহণ করে তাই ব্যাংক গ্রহীতা এবং সেহেতু উক্ত টাকার পরিমাণ দিয়ে ব্যাংক হিসাব ক্রেডিট হয় । অর্থাৎ নগদান বইয়ের ডেবিট পার্শ্বস্থিত ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে তা লিখতে হবে। বিপরীতমুখী দাখিলাকে কন্ট্রা এন্ট্রি বলা হয় । 

৬. ব্যাংক হতে টাকা উত্তোলন: ব্যাংক হতে টাকা উত্তোলন করলে দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের উভয় পার্শ্বে একটি করে জায় লিখতে হয়। ব্যাংক হতে টাকা তোলার ফলে ব্যাংক দাতা হয় বিধায় উক্ত টাকা নগদ তহবিলে আগমন করে, সেহেতু নগদ তহবিল গ্রহীতা রূপে গণ্য হয় । সুতরাং ব্যাংক হতে টাকা তোলা হলে প্রথমবার দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বস্থিত ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে লিখতে হয় এবং দ্বিতীয়বার এটি উভয় নগদান বইয়ের ডেবিট পার্শ্বস্থিত টাকার পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয়। এ বিপরীতমুখী দাখিলাকে বাট্টা এন্ট্রি বলা হয় । 

৭. চেক পেয়ে তা সঙ্গে সঙ্গে ব্যাংকে জমা দিলে চেক পেয়ে সঙ্গে সঙ্গে ব্যাংকে জমা দিলে তা দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে । 

৮. প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরণ: প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে জমা দেওয়া হলে তা দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে । 

৯. আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরিত বিল প্রত্যাখ্যাত হওয়া: যদি কোনো প্রাপ্য বিল আদায়ের জন্য ব্যাংকে প্রেরিত হয় এবং সংশ্লিষ্ট খাতকের নিকট হতে আদায় না হয়ে প্রত্যাখ্যাত হয় তখন এ প্রত্যাখ্যাত বিল দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিটে ব্যাংক ঘরে লিপিবদ্ধ করতে হবে। 

১০. মালিকের ব্যক্তিগত প্রয়োজনে ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন: মালিক কর্তৃক ব্যাংক হতে নিজ প্রয়োজনে সরাসরি টাকা উত্তোলনের জন্য নগদ তহবিল কোনোরূপ প্রভাবিত হয় না। এ টাকা সরাসরি মালিকের নিকট চলে যায় বলে দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে ।

১১. ব্যাংকের মাধ্যমে প্রদেয় বিল পরিশোধ: ব্যাংকের মাধ্যমে প্রদেয় বিল পরিশোধ করা হলে দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে ব্যাংক পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয় । 

১২. সরাসরি ব্যাংকে প্রদান: যদি কোনো দেনাদার আমাদের কারবারের পক্ষে ব্যাংকে সরাসরি টাকা জমা দেয় অথবা যদি ব্যাংক আমাদের পক্ষে অপর কারো নিকট হতে টাকা আদায় করে তবে তা দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে। 

১৩. ব্যাংক কর্তৃক মঞ্জুরীকৃত সুদ: ব্যাংক জমা টাকার উপর সুদ প্রদান করে । এ সুদের জন্য ব্যাংকে জমা টাকা বৃদ্ধি পায় । সুতরাং ব্যাংক মঞ্জুরীকৃত সুদ দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে ।

১৪. ব্যাংক চার্জ: ব্যাংক মাঝে মাঝে আমানতকারীর বিভিন্ন প্রকার কার্য সম্পাদন করে থাকে এবং এ সমস্ত কাজের জন্য কিছু কমিশন ধার্য করে । ব্যাংক কর্তৃক ধার্যকৃত এরূপ কমিশনকে ব্যাংক চার্জ বলে । ব্যাংক চার্জ দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট দিকে ব্যাংক ঘরে লিখতে হবে। কারণ উক্ত টাকা গ্রাহকের হিসাব থেকে কেটে রাখা হয়। 

১৫. মঞ্জুরীকৃত নগদ বাট্টা ও প্রাপ্ত নগদ বাট্টা: মঞ্জুরকারী প্রতিষ্ঠান-এর তিনঘরা নগদান বইতে এ মঞ্জুরীকৃত নগদ বাট্টা উক্ত নগদান বহির ডেবিট পার্শ্বে বাট্টা পরিমাণ ঘরে লিপিবদ্ধ করবে । পাওনাদারগণের নিকট নগদ বাট্টা পাওয়া যেতে পারে। এরূপ প্রাপ্ত বাট্টা একটি আয় এবং এটি তিনঘরা নগদান বইয়ের ক্রেডিট পার্শ্বে বাট্টা পরিমাণ কক্ষে লিপিবদ্ধ করা হয়। 

১৬. কন্ট্রা এন্ট্রি এর সংজ্ঞা (Definition of Contra Entry): নগদ ও ব্যাংক সম্পর্কীয় লেনদেনগুলোর কতিপয় দফা আছে যেগুলোর প্রতিটি কন্ট্রা এন্ট্রি বলা হয়। যেমন-কারবারের টাকা ব্যাংকে জমা দেওয়া হলে এবং কারবারের জন্য ব্যাংক থেকে টাকা উত্তোলন করা হলে, দু'ঘরা ও তিনঘরা নগদান বইয়ের উভয় দিকে লিখতে হয় । ডেবিটের দিকে নগদ ঘরে লিপিবদ্ধ করা হলে ক্রেডিটের দিকে ব্যাংক ঘরে লিপিবদ্ধ করা হয় । পক্ষান্তরে, ডেবিট দিকে ব্যাংক ঘরে লেখা হলে তা ক্রেডিট দিকে নগদ ঘরে লেখা হবে। এ জাতীয় দাখিলাকে কন্ট্রা এন্ট্রি বা বিপরীত দাখিলা বলা হয় ।

উদাহরণ: ১। নিম্নলিখিত লেনদেনগুলো অবলম্বন করে মেসার্স রানা এন্ড কোং-এর একটি নগদান বই তৈরি কর।

নগদান বই সর্বাবস্থায় ডেবিট ব্যালেন্স প্রকাশঃ

নগদান বইয়ের প্রতি পৃষ্ঠায় দুটি দিক থাকে। একটি ডেবিট দিক এবং অন্যটি ক্রেডিট দিক । প্রতিষ্ঠানের সমস্ত প্রাপ্ত নগদ টাকা ডেবিট দিকে এবং ক্রেডিট দিকে যাবতীয় নগদ প্রদান বা পরিশোধ লিপিবদ্ধ করা হয় । নগদান বইতে সমস্ত লেনদেন লিপিবদ্ধ করার পর একটি নির্দিষ্ট সময় পর এর ব্যালেন্স নির্ণয় করা হয়। নগদান বইয়ের এ ব্যালেন্স সর্বাবস্থায় ডেবিট উদ্বৃত্ত প্রকাশ করে । কারণ নগদ প্রাপ্তির পরিমাণ হতে নগদ পরিশোধের পরিমাণ কোনো অবস্থাতেই বেশি হতে পারে না ।

১. জাবেদাকরণ (Journalising)। জাবেদা হিসাবরক্ষণের প্রাথমিক বই। ব্যবসায়ের প্রতিটি লেনদেন সমূহ সর্বপ্রথমে ডেবিট ক্রেডিট বিশ্লেষণ করে তারিখের ক্রমানুসারে জাবেদা বইয়ে লিপিবদ্ধ করা। এটা হিসাব চক্রের প্রথম ধাপ। জাবেদা বইকে সাধারণ জাবেদা বলে। এটা ছাড়া কিছু কিছু ভিন্নধর্মী জাবেদা বই রয়েছে। যেমন—ক্রয় বই ও বিক্রয় বই, ক্রয় ফেরত, বিক্রয় ফেরত বই, নগদান বই, প্রাপ্য বিল, প্রদেয় বিল, বেতন বহি ইত্যাদি ।

২. খতিয়ানভুক্তকরণ (Posting for Ledger): হিসাব চক্রের দ্বিতীয় ধাপ হলো খতিয়ানভুক্তকরণ । জাবেদা বইতে লিপিবদ্ধ লেনদেন একই শ্রেণির হিসাব বইতে রেকর্ড করাকে খতিয়ানভুক্তকরণ বলে ।

খতিয়ান বইতে লেনদেনগুলো পাকাপাকিভাবে পৃথক পৃথক হিসাবরক্ষণ করা হয়। খতিয়ান বই অনেকগুলো। যেমন- নগদান হিসাব, কলকব্জা ও যন্ত্রপাতি হিসাব, মাল ক্রয় হিসাব, মাল বিক্রর হিসাব ইত্যাদি । খতিয়ানে অন্তর্ভুক্ত প্রত্যেক হিসাব দেখে ব্যবসায় সামগ্রিক আর্থিক চিত্র সম্পর্কে ধারণা করা যায় । খতিয়ান দেখে ব্যবসার দেনা-পাওনার পরিমাণ ব্যাকে পাচ্ছিত টাকার পরিমাণ, লাভ-লোকসান নির্ণয়, আর্থিক অবস্থা হিসাবের গাণিতিক শুদ্ধতা যাচাই করা যায় ।

৩. রেওয়ামিল তৈরিকরণ (Preparing Trial Balance) হিসাব চক্রের তৃতীয় ধাপ রেওয়ামিল প্রস্তুত করা খতিয়ানে অন্তর্ভুক্ত হিসাবসমূহের ডেবিট জেল ও ক্রেডিট জেনগুলোকে একটি বিবরণীর মাধ্যমে সংক্ষিপ্তাকারে প্রকাশ করাকে রেওয়ামিল বলে। প্রতিটি খতিয়ানের ডেবিট ও ক্রেডিট ব্যালেন্স রেওয়ামিলের ডেবিট ও ক্রেডিট পার্শ্বে স্থানান্তর করে উত্তর পার্শ্বের যোগফল নির্ণয় করাই রেওয়ামিল প্রস্ততকরণ। ভয়ান হিসাবগুলোর গাণিতিক শুদ্ধতা যাচাই করার জন্য রেওয়ামিল তৈরি করা হয়।

হিসাবে কোনো গরমিল না থাকলে রেওয়ামিলের দুই দিক সমান হয়। যদি কোনো কারণে উভয় দিক সমান না হয় তবে বুঝতে হবে হিসাবের কোথাও না কোথাও ভুল হয়েছে।

৪. আর্থিক বিবরণী তৈরিকরণ (Preparation Financial Statement): হিসাব চক্রের চতুর্থ ধাপ হলো আর্থিক বিবরণী তৈরিকরণ। এ পর্যায়ে রেওয়ামিল থেকে প্রাপ্ত তথ্যের উপর ভিত্তি করে বছরের শেষে ব্যবসার ক্রয়-বিক্রয় হিসাব, লাভ-লোকসান হিসাব ও উদ্বৃত্তপত্র প্রস্তুত করে আর্থিক ফলাফল নিরূপণ করা হয় । 

৫. আর্থিক বিবরণী বিশ্লেষণ (Analysis of Financial Statement): ব্যবসায়ীকে ভবিষ্যতের জন্য সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হবে যেন ভবিষ্যতে ব্যবসা হতে মুনাফা অর্জন করা যায় । সেই পরিপ্রেক্ষিতে ব্যবসার প্রতি বছরের শেষে আর্থিক বিবরণী বিশ্লেষণ করা প্রয়োজন। এই বিশ্লেষণের মাধ্যমে ব্যবসার সাফল্য-ব্যর্থতার কারণ অনুসন্ধান করা যায় এবং পরবর্তীতে সংশোধনী ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায় ।

চূড়ান্ত হিসাবের সংজ্ঞা (Definition of Final Account): ব্যবসার মুখ্য উদ্দেশ্য হলো মুনাফা অর্জন করা । প্রত্যেক ব্যবসায়ী জানতে চায়, কোনো নির্দিষ্ট সময় পরে ব্যবসায় কত লাভ হলো কত ক্ষতি হলো । একমাত্র চূড়ান্ত হিসাব কারবারের সঠিক আর্থিক অবস্থা নির্ধারণে কার্যকর ভূমিকা পালন করে থাকে । কোনো একটি নির্দিষ্ট সময় শেষে কারবার প্রতিষ্ঠানের প্রকৃত লাভ-লোকসান এবং সঠিক আর্থিক অবস্থা নির্ণয় করার জন্য যে সমস্ত হিসাব ও বিবরণী প্রস্তুত করা হয় তাকেই সমষ্টিগতভাবে চূড়ান্ত হিসাব বলে ।

সেবামূলক ব্যবসা (Service Business)

যে সকল ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে পণ্য ক্রয়-বিক্রয় উৎপাদনের সাথে জড়িত না হয়ে আত্মকর্মসংস্থামূলক পেশার সাথে জড়িত রয়েছে তাদেরকে সেবামূলক প্রতিষ্ঠান বলে। যেমন- হোটেল, ক্যান্টিন, হাসপাতাল, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, পরিবহন কোম্পানি, ইত্যাদি । সেবামূলক ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোর পরিচালন ব্যয় পর্যায় এসে সংগ্রহ করা হয় এবং মোট পরিচালন ব্যয়কে নির্দিষ্ট সময়ান্তে মোট সেবা একক দিয়ে ভাগ করে সেবা এককের ব্যয় নির্ণয় করা হয় ।